Dépôt des comptes annuels : procédure et signature électronique

Les sociétés commerciales ont l'obligation de déposer leurs comptes chaque année. L'étendue des documents à fournir dépend de l'entreprise. Microentreprise, à actionnaire unique, PME, société appartenant à un groupe... Les obligations varient.

Quoi qu'il en soit, le représentant légal doit au minimum déposer le bilan annuel, le compte de résultat, le procès-verbal de l'assemblée générale qui l'affecte, certaines annexes et l'éventuel rapport du commissaire aux comptes si la société en a désigné.

Le dépôt des comptes peut être effectué directement auprès du tribunal de commerce par courrier recommandé ou sur place, ou en ligne sur le site du Guichet Unique. Dans les premiers cas, il doit intervenir dans le mois qui suit la tenue de l'assemblée général. S'il est effectué en ligne, l'entreprise dispose de 2 mois.

Le dépôt des comptes annuels coûte 45,02 euros en 2023.

Pour déposer vos comptes en ligne, rendez-vous sur le site procedures.inpi.fr. L'accès peut se faire grâce au dispositif FranceConnect. Attention toutefois à être identifié en tant qu'entreprise et non en tant que particulier, puisque cette procédure de connexion est également souvent utilisée dans le cadre privé (déclaration d'impôt, sécurité sociale...).

Si vous n'avez pas encore de compte, créez-en un en cliquant à droite de l'écran dans le cadre « INPI Connect » sur « première visite - créer un compte ». Une fois la démarche effectuée, vous pouvez accéder à votre espace client.

Depuis cette page, vous allez pouvoir commencer une nouvelle procédure. Pour le dépôt des comptes, cliquez à gauche dans le cadre « entreprise » à en-tête bleu clair sur « déposer les comptes annuels ».

Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Dans le cadre à droite « Dépôt de comptes annuels », entrez le numéro de Siren qui correspond à l'entreprise concernée. Il s'agit du numéro à neuf chiffres attribué par l'INSEE, couramment nommé « numéro de RCS ». Le nom de l'entreprise recherchée doit alors apparaître. Cliquez dessus.

Une nouvelle page se charge, résumant les caractéristiques de la société, sa dénomination, sa forme juridique, son code APE etc. S'il s'agit de la bonne, cliquez dans le cadre à droite, au-dessus de l'identité de l'entreprise, sur « déposer des comptes annuels ».

Une nouvelle page s'affiche, dans laquelle il va falloir remplir une série de cases obligatoires. Les cases grisées sont préremplies et ne peuvent pas être modifiées. Cela peut porter à confusion, car certaines ont un titre suivi d'un astérisque rouge, donnant à penser que l'on doit absolument remplir quelque chose. Ne vous attardez pas sur ces cases s'il n'est pas possible de les modifier. Cliquez sur « étape suivante » en bas à droite.

La page suivante va nécessiter des réponses précises. L'entreprise dépose-t-elle des comptes consolidés ? Cela peut être le cas si elle appartient à un groupe. Si ce n'est pas le cas, elle ne doit vraisemblablement pas en disposer.

La société est-elle dispensée du rapport de gestion ? Pour le savoir, il faut se reporter à l'article L.132–1 IV du Code de commerce. Il indique que les « commerçants, personnes physiques ou morales pour lesquelles, au dernier exercice comptable clos sur une base annuelle, 2 des 3 seuils suivants n'ont pas été dépassés ».

Ces seuils, qui permettent à l'entreprise d'entrée dans la définition de la microentreprise, sont les suivants :
- un total du bilan inférieur à 350.000 euros,
- un montant du chiffre d'affaires inférieur à 700.000 euros
- un nombre moyen de salariés employés au cours de l'exercice inférieur à 10 personnes.

Les 2 premières informations peuvent être disponibles dans les comptes établis par l'expert-comptable. Le total du bilan correspond par exemple au montant net de l'actif (et du passif) inscrit au bilan.

Si l'entreprise respecte au moins 2 de ces 3 conditions, le rapport de gestion n'est pas nécessaire, à moins qu'elle appartienne à un groupe.

Une fois toutes les réponses nécessaires apportées, cliquez en bas à droite sur « étape suivante ».

Une fois déposés, les comptes annuels vont être rendus publics. Ils seront visibles sur les sites Internet spécialisés dans l'information sur les sociétés, et téléchargeables.

Certaines entreprises peuvent choisir de ne pas les diffuser auprès du public. Il s'agit de celles répondant à la définition de la microentreprise évoquée ci-dessus, c'est-à-dire celles qui ne dépassent pas 2 des 3 seuils parmi 350.000 € de total bilan, 700.000 € de chiffre d'affaires et 10 salariés.

D'autres sociétés, considérées comme « petites entreprises », peuvent uniquement demander la confidentialité du compte de résultat si elles se trouvent en dessous de 2 des 3 seuils suivants :
- 6 millions d'euros de total bilan,
- 12 millions d'euros de chiffre d'affaires net
- 50 employés en moyenne au cours de l'exercice.

Attention, car quel que soit leur statut, certaines sociétés dont l'activité est centrée sur la gestion de participations financières ne peuvent pas demander la confidentialité. Toutefois, une nuance existe quant au fait de détenir des participations. Si votre activité soulève un doute quant à la possibilité de déclarer la confidentialité des comptes, n'hésitez pas à solliciter votre expert-comptable ou un avocat spécialisé dans ce domaine.

Ainsi, si vous souhaitez que vos comptes restent confidentiels, vous pouvez cocher la case prévue à cet effet. N'oubliez pas également de joindre un document de déclaration de confidentialité lorsqu'il est demandé.

C'est ici l'étape du «dépôt des comptes » à proprement parler. Vous allez devoir charger les documents imposés selon votre situation, uniquement au format PDF et pour un poids maximum de 10 Mo.

Au préalable, vous devez choisir si vos comptes annuels sont confidentiels. Cochez la case appropriée. Ensuite, entrez le montant des capitaux propres de la société. Ce chiffre est lisible dans le passif du bilan, à la ligne « total des capitaux propres ».

Vous pouvez ensuite charger le bilan au format PDF en faisant un glisser-déposer ou en le sélectionnant sur votre ordinateur.

La même chose va être exigée pour le compte de résultat. Cochez la case correspondante si vous souhaitez qu'il reste confidentiel. Entrez le montant du chiffre d'affaires annuel et celui du résultat net dans les cases appropriées. Puis chargez le document comportant le compte de résultat au format PDF.

La section suivante va exiger le dépôt de pièces complémentaires. Pour chacune, les microentreprises pourront choisir s'ils sont confidentiels ou non. La première case correspond aux annexes des comptes annuels (les microentreprises en sont dispensées).

Les petites entreprises qui répondent aux seuils ci-dessus peuvent produire des annexes simplifiées. Ces documents résument les méthodes comptables appliquées, l'état des créances et des dettes, l'ensemble des engagements financiers et éventuellement d'autres opérations non-inscrites au bilan. Ces renseignements sont disponibles auprès de l'expert-comptable.

Vous pourrez également joindre la proposition d'affectation du résultat faite aux actionnaires, la résolution d'affectation du résultat inscrite au procès-verbal d'assemblée générale qui décide de la distribution ou non du résultat et du montant attribué aux réserves et au report à nouveau.

Insérez ensuite la copie de la délibération de l'assemblée générale ou de la décision de l'associé unique, qui reprend les conclusions de l'assemblée générale. Certaines entreprises, qui ne répondent pas à la définition de la microentreprise ci-dessus doivent ici joindre le rapport de gestion.

Ce rapport doit d'abord être communiqué aux actionnaires avant l'assemblée générale. Les informations qu'il doit contenir sont définies à l'article L232-1 du code de commerce. Il s'agit notamment d'explications sur les comptes annuels, sur les évènements qui ont marqué l'exercice, l'avenir de l'entreprise et de ses activités, les délais de paiement des fournisseurs, les garanties éventuellement données et les conventions passées avec des tiers. Depuis 2018, la plupart des sociétés doivent aussi indiquer des informations sur leur politique de développement durable.

D'autres documents peuvent être exigés, comme le rapport du commissaire aux comptes (CAC) s'il est désigné, la déclaration de confidentialité des comptes ou du compte de résultat si nécessaire. Ces derniers sont indispensables pour que les comptes ne soient pas diffusés auprès du public. Enfin, il ne faut pas oublier de joindre une procuration si c'est un mandataire qui effectue le dépôt des comptes.

Une fois les documents chargés, cliquez en bas à droite sur « étape suivante ».
Une nouvelle page s'ouvre avec un récapitulatif. Si les informations sont exactes, cliquez sur « valider les comptes annuels ».

C'est ici que la tâche se corse. Avant, lorsque le dépôt des comptes annuels se faisait en ligne auprès des Greffes du tribunal, il existait un certificat électronique. Celui-ci était payant et n'était pas toujours facile à mettre en œuvre, mais il avait le mérite d'être inclus sur le site dans la continuité du dépôt.

Pour le moment, ce n'est pas le cas avec le Guichet Unique. Il va falloir se débrouiller pour trouver un prestataire de signature électronique pour le dépôt des comptes.

Sur le site, depuis la page « signature », la première étape est de télécharger la « synthèse du dépôt des comptes annuels » sur votre ordinateur. Un PDF va se charger. C'est lui que vous allez devoir signer électroniquement.

Mais cette démarche ne peut pas être effectuée de n'importe quelle manière. Pour cela, il va vous falloir trouver un tiers de confiance agréé, procéder à la signature électronique du document et venir charger le document signé dans votre espace client. Une fois cette étape franchie, vous pourrez payer le dépôt et obtenir le certificat de déclaration, avant que le dossier n'entre en phase de validation.

Si vous disposez déjà d'un partenaire de signature électronique, tant mieux. Mais attention car le prestataire choisi pour la signature du dépôt des comptes annuel doit être validé par l'État. C'est là que les choses peuvent se compliquer pour les personnes qui ne sont pas franchement habituées à ce genre de démarche.

La liste des prestataires acceptés est disponible sur le site européen https://esignature.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/tl/FR. Vous pouvez choisir n'importe lequel de ceux qui y sont mentionnés pour signer votre document. Toutefois, les démarches sont plus ou moins compliquées et plus ou moins chères en fonction des acteurs.

L'idéal serait d'obtenir un lien vers le site du prestataire et de tomber directement sur le service de signature électronique. Il n'en est rien ! La démarche est compliquée, chronophage et peut parfois amener à la souscription de service trop coûteux pour une seule utilisation par an. Dans d'autres cas, le service ne semble même pas disponible au grand public.

Pour pouvoir valider les formalités aux greffes, il est nécessaire d'obtenir un certificat eIADS, qui correspond à une "signature qualifiée". Les autres ne fonctionneront pas. Il s'agit d'un certificat informatique qui va prouver votre identité. Tous les presataires les font payer.

Les acteurs agréés ne proposent pas de service pour une signature unique : il faut s'abonner pour un mois ou un an, parfois après avoir demandé une démonstration commerciale de la solution. Niveau délai, ce n'est pas ce qu'il y a de mieux pour une signature. Certes, cela peut être intéressant pour les entreprises qui souhaitent adopter un tel système mais cela reste compliqué et coûteux pour les PME, artisans, commerçants qui n'ont pas besoin de ses services à l'année pour une démarche obligatoire.

Selon notre test, deux solutions se dégagent parmi les prestataires agréés : les Français Certeurope et Certigna. D'autres prestataires comme Docusign, Yousign ou Universign proposent également le service. Mais il faut savoir que vos données personnelles, utilisées pour valider le certificat, seront alors hébergées à l'étranger. Comptez entre 60 et 120 € pour le certificat annuel.

Il est regrettable que la démarche obligatoire de dépôt des comptes renvoie, à ce stade, vers des sites tiers sur lesquels il est impératif de s'inscrire et de payer pour obtenir une signature. Espérons que le Guichet Unique s'améliore et propose une solution intégrée pour faciliter les démarches des entrepreneurs et de leurs comptables. La seule solution alternative proposée aujourd'hui est le dépôt en version papier...