Dépôt des comptes annuels : procédure et signature électronique

Le marathon de la clôture des comptes 2022 a commencé. Une fois validés et approuvés en assemblée générale, ils doivent être déposés auprès du greffe du tribunal de commerce.
Si cette démarche n'a pas forcément toujours été évidente, notamment pour les entrepreneurs qui l'effectuent seuls, elle s'est compliquée cette année avec la mise en place du nouveau « guichet unique ».

Ce nouveau portail centralise désormais l'ensemble des formalités précédemment effectuées sur différents sites, dont celui des Greffes. Géré par l'INPI, il rassemble désormais toutes les procédures relatives à la création, la modification et la radiation des sociétés, de même que le dépôt des comptes annuels : formalités, dépôt de marque, la gestion des brevets… Cette centralisation est plutôt confortable, mais le site étant encore récent, certaines difficultés peuvent apparaître.

Déposer ses comptes : une obligation légale

Les sociétés commerciales ont l'obligation de déposer leurs comptes chaque année. L'étendue des documents à fournir dépend de l'entreprise. Microentreprise, à actionnaire unique, PME, société appartenant à un groupe... Les obligations varient.

Quoi qu'il en soit, le représentant légal doit au minimum déposer le bilan annuel, le compte de résultat, le procès-verbal de l'assemblée générale qui l'affecte, certaines annexes et l'éventuel rapport du commissaire aux comptes si la société en a désigné.

Le dépôt des comptes peut être effectué directement auprès du tribunal de commerce par courrier recommandé ou sur place, ou en ligne sur le site du Guichet Unique. Dans les premiers cas, il doit intervenir dans le mois qui suit la tenue de l'assemblée général. S'il est effectué en ligne, l'entreprise dispose de 2 mois.

Le dépôt des comptes annuels coûte 45,02 euros en 2023.

Déposer ses comptes annuels en ligne sur le guichet unique

Pour déposer vos comptes en ligne, rendez-vous sur le site procedures.inpi.fr. L'accès peut se faire grâce au dispositif FranceConnect. Attention toutefois à être identifié en tant qu'entreprise et non en tant que particulier, puisque cette procédure de connexion est également souvent utilisée dans le cadre privé (déclaration d'impôt, sécurité sociale...).

Si vous n'avez pas encore de compte, créez-en un en cliquant à droite de l'écran dans le cadre « INPI Connect » sur « première visite - créer un compte ». Une fois la démarche effectuée, vous pouvez accéder à votre espace client.

Depuis cette page, vous allez pouvoir commencer une nouvelle procédure. Pour le dépôt des comptes, cliquez à gauche dans le cadre « entreprise » à en-tête bleu clair sur « déposer les comptes annuels ».

Une nouvelle fenêtre s'ouvre. Dans le cadre à droite « Dépôt de comptes annuels », entrez le numéro de Siren qui correspond à l'entreprise concernée. Il s'agit du numéro à neuf chiffres attribué par l'INSEE, couramment nommé « numéro de RCS ». Le nom de l'entreprise recherchée doit alors apparaître. Cliquez dessus.

Une nouvelle page se charge, résumant les caractéristiques de la société, sa dénomination, sa forme juridique, son code APE etc. S'il s'agit de la bonne, cliquez dans le cadre à droite, au-dessus de l'identité de l'entreprise, sur « déposer des comptes annuels ».

Répondre aux questions lors de la déclaration des comptes annuels

Une nouvelle page s'affiche, dans laquelle il va falloir remplir une série de cases obligatoires. Les cases grisées sont préremplies et ne peuvent pas être modifiées. Cela peut porter à confusion, car certaines ont un titre suivi d'un astérisque rouge, donnant à penser que l'on doit absolument remplir quelque chose. Ne vous attardez pas sur ces cases s'il n'est pas possible de les modifier. Cliquez sur « étape suivante » en bas à droite.

La page suivante va nécessiter des réponses précises. L'entreprise dépose-t-elle des comptes consolidés ? Cela peut être le cas si elle appartient à un groupe. Si ce n'est pas le cas, elle ne doit vraisemblablement pas en disposer.

La société est-elle dispensée du rapport de gestion ? Pour le savoir, il faut se reporter à l'article L.132–1 IV du Code de commerce. Il indique que les « commerçants, personnes physiques ou morales pour lesquelles, au dernier exercice comptable clos sur une base annuelle, 2 des 3 seuils suivants n'ont pas été dépassés ».

Ces seuils, qui permettent à l'entreprise d'entrée dans la définition de la microentreprise, sont les suivants :
- un total du bilan inférieur à 350.000 euros,
- un montant du chiffre d'affaires inférieur à 700.000 euros
- un nombre moyen de salariés employés au cours de l'exercice inférieur à 10 personnes.

Les 2 premières informations peuvent être disponibles dans les comptes établis par l'expert-comptable. Le total du bilan correspond par exemple au montant net de l'actif (et du passif) inscrit au bilan.

Si l'entreprise respecte au moins 2 de ces 3 conditions, le rapport de gestion n'est pas nécessaire, à moins qu'elle appartienne à un groupe.

Une fois toutes les réponses nécessaires apportées, cliquez en bas à droite sur « étape suivante ».