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La Suisse présente un régime fiscal assez différent de celui appliqué au sein de l'Union européenne. C'est pour cela que les structures de type SA et SARL domiciliées en Suisse sont tenues de disposer d'un représentant fiscal. Il en est de même pour toute société similaire basée hors de la Suisse, mais dont les activités se déroulent dans ce pays. Concrètement, qu'est-ce qu'un représentant fiscal ? Quelles sont ses fonctions au sein d'une société ? Comment en trouver ?
Le représentant fiscal est un professionnel chargé d'assurer la liaison entre les sociétés et l'administration fiscale suisse. Demander l'aide d'un représentant fiscal est indispensable pour s'assurer que la société est en règle concernant les démarches et obligations fiscales en Suisse. Ce représentant accompagne également les sociétés au cours de ces démarches pour éviter les irrégularités. Disposer d'un représentant fiscal est une obligation pour installer ou exploiter son activité en Suisse. On l'appelle également représentant fiscal à la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée). En dehors des SA et SARL, une personne physique ayant une activité commerciale en son nom propre peut également avoir besoin d'un représentant fiscal. La gestion et l'utilisation d'un entrepôt à titre professionnel sont également assujetties à la TVA. Il existe également des secteurs d'activité précis en Suisse qui sont soumis à la TVA lorsqu'il s'agit de structures étrangères. Parmi ces activités, il y a entre autres les services de travaux et de maintenance, les services numériques comme la création de site internet et autres pour des particuliers et des entreprises. La TVA demeure obligatoire pour toute structure SARL et SA physiquement implantée en Suisse.
Demander l'aide d'un représentant fiscal est indispensable pour mener à bien les activités de sa société en Suisse. Cette décision est en effet issue de la directive européenne 2006/112/CE et s'applique également aux sociétés exerçant dans plusieurs autres pays autres que la Suisse. L'expertise du représentant fiscal est en effet primordiale pour des transactions à l'international ou à l'échelle européenne (EEE). Selon la législation en vigueur, toutes les sociétés dont le chiffre d'affaires mondial est au minimum 100 000 CHF doivent remplir leurs obligations fiscales. La TVA s'applique à ces structures à partir du tout premier franc gagné sur le territoire Suisse. Cette norme est applicable depuis le 01/01/2018. Concrètement, c'est à partir de l'immatriculation de la structure SA ou SARL que le représentant fiscal entre en scène. En plus de guider les entreprises dans toutes les démarches nécessaires, il leur garantit également un suivi judicieux. Il demeure présent pour veiller au respect des procédures et des délais concernant la fiscalité suisse. Le représentant fiscal d'une entreprise dans le cas présent est obligatoirement installé en Suisse. C'est ainsi qu'il peut gérer à distance les affaires d'une structure étrangère. De plus, ce représentant possède une excellente maîtrise de la sphère juridique et fiscale de la Suisse. En dehors de l'obligation de s'offrir ses services, c'est aussi une valeur sûre pour la société. Cette dernière se met alors à l'abri des déconvenues avec la loi et les dirigeants pourront se concentrer sur leurs activités.
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Comme son nom l'indique, le représentant fiscal représente la société dans le cadre notamment de la déclaration d?impôt. Il assiste également l'entreprise lors des contrôles fiscaux, les opérations de liquidation ou dans le processus de cession de part. Il s'assure de la conformité des déclarations et du paiement de la taxe sur la valeur ajoutée. C'est également lui qui se charge de constituer les dossiers et de les déposer dans les organismes habilités. Il intervient aussi pour des négociations en rapport avec la TVA et notamment dans le cadre d'un remboursement. Le représentant fiscal est la structure à contacter quand la société envisage d'installer une nouvelle filiale SARL ou SA en Suisse. Il joue également le rôle de conseiller sur la fiscalité d'une entreprise en général. Ce professionnel s'assure que la société qu'il représente puisse exercer ses activités en Suisse en toute légalité. L'entreprise devra simplement remettre tous les documents nécessaires au représentant au moment opportun. Elle gagne du temps, mais aussi de l'argent tout en ayant la garantie d'une fiscalité bien gérée.
Le représentant fiscal, en dehors de sa qualité de mandataire et de conseiller, est également un assistant à la société qui l'emploie. Il peut ainsi proposer des investissements et autres acquisitions susceptibles d'améliorer le profil fiscal de la structure. Il est également tenu de servir d'intermédiaire entre la douane et la structure si besoin. Ce représentant s'assure de la conformité des documents ainsi que de l'exactitude des différents bilans de la société. On le retrouve aussi pour superviser le lot de marchandises sortant et entrant et veiller à la conformité des factures reçues et émises. Il jongle à la fois avec l'administration, le fisc ainsi que la comptabilité. Il est également habilité à servir de conseiller financier, mais aussi juridique. Dans un sens plus large, un représentant fiscal aide à l'ouverture de comptes en banque sociétaires. Il intervient également dans la délivrance rapide des permis de séjour et de travail des différents employés de la société.
Il existe en Suisse de nombreux représentants fiscaux compétents. Le choix de l'un ou l'autre de ces professionnels n'est soumis à aucune règle particulière. Opter pour un représentant relève uniquement de la décision de la société SARL ou SA qui souhaite s'installer en Suisse. Néanmoins, une société n'a droit qu'à un unique représentant fiscal. Ce dernier doit également justifier d'une adresse physique stable en Suisse et être connu de l'administration fiscale. La procédure de demande d'un représentant fiscal commence toujours par l'envoi d'un courrier au représentant choisi. Ce dernier le transmettra par la suite au service des impôts qui représente la société. C'est enfin au service de déterminer s'il accepte ou rejette la demande. La demande doit comporter entre autres le nom et l'adresse de la société et du représentant. Elle doit également porter une mention indiquant l'accord du représentant et son engagement à accompagner cette société. Enfin, la date marquant le début d'exercice du représentant doit y figurer. Le représentant est la figure fiscale, juridique et administrative d'une société intervenant en Suisse, alors, il est indispensable de bien le choisir.
