Une communication soignée passe par un message personnalisé. Mise en place d'un partenariat, envoi d'une proposition commerciale ou d'un CV... voici quelques pistes pour personnaliser vos relances par mail en fonction de la situation et de vos contacts.
Temps de lecture : 2 minute(s) - | Mis à jour le
10-01-2023 16:35:00 | Publié le
10-01-2023 16:20 Photo : Pixabay
L'importance de la personnalisation du message
Les tics de langage ne se limitent pas à l'oral. Lorsque l'on reçoit une certaine quantité de mails, notamment dans le cadre d'une prospection commerciale, il arrive que tous se ressemblent. Dès les premiers mots, l'envie de découvrir le contenu et/ou de contacter l'expéditeur peut être inexistante.
Combien de messages commençant par « Je me permets de...», « Fort de mon expérience », « Je me présente » ou « N'ayant pas eu de retour de votre part » avez-vous reçu ce mois-ci ? Et combien ont retenu votre attention ? Si dans certaines situations il n'est pas nécessaire de faire preuve d'originalité, ces tournures réflexes peuvent parfois nuire au message principal dans d'autres circonstances.
Sans aller jusqu'à écrire un message original et créatif, il existe des phrases alternatives percutantes. Elles initient un contact sans que votre interlocuteur ait l'impression de lire la même chose que d'habitude. Cette communication singulière peut en outre vous démarquer par rapport à vos concurrents. Vous êtes une personne spéciale, et votre destinataire l'est également.
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7 exemples à adapter à votre situation
Votre interlocuteur doit avoir l'impression que vous vous adressez directement et uniquement à lui, même si ce n'est pas vraiment le cas. Il n'y a rien de plus désagréable que d'avoir l'impression d'être un contact perdu dans une liste de prospection. Surtout lorsque l'on ne sait pas comment notre adresse mail a atterri dans ladite liste !
Mais surtout, votre correspondant doit comprendre rapidement ce que vous pouvez lui apporter pour qu'il atteigne ses propres objectifs. En clair, la manière de s'adresser à votre destinataire aura autant, voire plus d'impact que ce que vous lui proposez.
Suite à un rendez-vous pour lequel vous n'avez pas encore de nouvelles, vous pouvez par exemple introduire votre message de la manière suivante :
- « J'espère que notre entretien a pu vous éclairer, je reste à votre écoute pour toute nouvelle précision que vous jugerez utile. Notre société développe actuellement (...) / Je serais ravi(e) de pouvoir mettre mes compétences en (...) au service de votre entreprise. »
- « Je tenais à vous remercier de m'avoir accueilli(e) dans vos locaux le [date] / reçu(e) en entretien le [date] / accordé(e) cet entretien téléphonique le [date]... Sachez que je serais ravi(e) de pouvoir vous apporter... »
- « Ayant apprécié nos échanges lors de notre rendez-vous du [date], je serais ravi(e) que nous puissions avancer sur votre projet. Je reste à votre disposition pour faire un point sur ce que nos services de [...] / mes compétences de [...] pourraient lui apporter, comme (...) »
Si le dernier contact est assez ancien, vous pouvez pencher pour l'adaptation de l'une de ces amorces de mail :
- « J'espère que vous allez bien depuis notre entrevue du [date]. Afin que je puisse adapter ma proposition le cas échéant, pourriez-vous m'indiquer si votre projet est toujours d'actualité ? »
- « Lors de notre précédent échange du [date], vous m'aviez demandé(e) de revenir vers vous à compter du mois de [mois] pour avancer sur le sujet. Je me tiens donc à votre disposition... »
Lorsque le contact a été initié sur un salon et que le moment est venu de le relancer :
- « Je tenais à vous remercier d'être venu à notre rencontre lors du salon (nom / date). Les pistes de partenariats semblant nombreuses, je vous propose de poursuivre notre conversation lors d'un rendez-vous. Seriez-vous disponible, par exemple, le [date] ? »
- « Je fais suite à notre rendez-vous du [date], durant lequel j'ai été particulièrement intéressé par votre activité / votre projet de (...). . Notre service / mes compétences en (...) semblent en adéquation avec vos objectifs de...».
Malgré toute l'attention portée à une relance par e-mail, celle-ci peut rester sans réponse pour diverses raisons. Manque de temps, délai ou absence de décision... Cela ne veut pas dire que votre proposition est forcément écartée.
N'hésitez pas à doubler votre mail d'un appel téléphonique. Pour certaines personnes, franchir la barrière de l'oral est moins confortable. Mais ce contact direct vous fera gagner beaucoup de temps, surtout en cas de refus.
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