Plan de continuité d'activité : la recette pour anticiper les crises

Malheureusement, le nombre de crises mondiales augmente depuis le milieu des années 1980, selon une analyse du groupe de réassurance Swiss RE. Il est donc probable que beaucoup d'entreprises aient à faire face à une ou plusieurs crises majeures dans les années qui viennent.

Mais les crises d'ampleur internationale ne sont pas les seuls aléas qui peuvent mettre une société au tapis. Des incidents locaux comme un incendie, une inondation, une coupure de courant, un piratage informatique, un acte de terrorisme ou une catastrophe naturelle peuvent survenir. D'autres évènements internes peuvent être tout aussi importants. Un absentéisme général ou évènement grave nuisant à la réputation de la marque peuvent rapidement empêcher la société d'exercer sa mission et la mettre en danger.

Face aux aléas qui peuvent frapper, le PCA doit permettre à l'entreprise de limiter sa perte de chiffre d'affaires. Mais au-delà de maintenir une activité économique minimale, il est aussi destiné à lui permettre de continuer à respecter ses obligations légales et fiscales ainsi que ses engagements contractuels.

Certes, les assurances peuvent être là pour indemniser les sociétés le cas échéant. Mais les démarches peuvent être longues, et certains aléas non-pris en charge. De même, signalons que pendant le premier confinement en 2020, les assureurs ont eu aussi dû faire face à des difficultés pour poursuivre leur activité. Mieux vaut pouvoir sécuriser autant que possible son activité avant de demander des aides potentielles.

Si tous les risques et leurs conséquences ne peuvent évidemment pas être imaginés, le PCA permet tout de même de prendre du recul et d'actionner, le moment venu, des leviers pour limiter les conséquences directes d'une crise puis faciliter la reprise d'activité. Dédiée à assurer la pérennité de l'entreprise en cas de choc, sa mise en place est bénéfique pour l'entreprise comme pour ses salariés. Le plan de continuité d'activité doit donc aussi être maîtrisé par les élus du Comité social et économique.

La création d'un plan de continuité d'activité est un outil destiné :
- à maintenir les activités essentielles d'une entreprise en cas de gros problème,
- à organiser sa reprise une fois la crise passée.

Hélas, son élaboration n'est bien souvent pas prioritaire. Or, les conséquences d'événements graves et imprévisibles peuvent être lourdes et générer :
- des impacts financiers, avec d'un côté la perte de chiffre d'affaires liée à l'impossibilité de poursuivre son activité et de l'autre la fonte de la trésorerie puisque les charges doivent toujours être payées,
- des impacts commerciaux, avec la perte de clients, de fournisseurs, ou une dégradation de l'image de la société,
- des impacts fiscaux et administratifs, si l'entreprise n'est plus en mesure de répondre à ses obligations.
Le PCA est construit en dehors des périodes de crise. Il s'agit de réfléchir aux mesures à mettre en place pour que l'activité de l'entreprise puisse se poursuivre au maximum en fonction de la situation.

L'objectif est de bâtir une stratégie pour définir des priorités et des processus afin de :
- Maintenir au maximum les activités essentielles,
- Organiser l'opérationnel pour poursuivre la réalisation de ces tâches,
- Prévoir les étapes de sortie de crise et éventuellement leurs coûts afin de le provisionner.

Le plan de continuité d'activité prend la forme d'un document rédigé par l'entreprise. Pour l'établir, il faut d'abord analyser le mode de fonctionnement de la société, son organisation, ses obligations, ses engagements contractuels, ses coûts fixes et ses risques.

Le plan va ensuite s'articuler en plusieurs parties :
- Le contexte de l'activité et les objectifs poursuivis par l'entreprise,
- Les risques auxquels la structure est exposée, qu'ils soient liés à son activité, à ses locaux, ou à un contexte extérieur plus large. Il n'est pas possible d'envisager tous les scénarios de crise selon leur degré de gravité, aussi il vaut mieux prendre le cas le plus défavorable pour établir le plan de continuité. En cas de survenue d'un événement, il permettra de déterminer rapidement les actions prioritaires à mettre en place;
- Les engagements et obligations de l'entreprise,
- Les activités essentielles qui permettent de tenir ces obligations et engagements,
- Les ressources qui peuvent être mobilisées pour y arriver,
- Les procédures à adopter pour la poursuite d'activité et l'attribution des rôles à différents responsables,
- Le seuil de déclenchement de la mise en place d'une cellule de crise, mentionnant les processus d'alerte et les solutions de fonctionnement en mode dégradé,
- Un système de feed-back, permettant de mesurer l'efficacité de la mise en action du plan et d'apporter les corrections nécessaires le cas échéant.

Une fois la rédaction du PCA achevée, une phase de vérification est nécessaire. Cette étape permet de tester le plan pour être sûr que les ressources nécessaires sont bien disponibles et que les procédures imaginées sont réalistes et facilement compréhensibles.

Le PCA n'est pas un document à rédiger puis à laisser dans un tiroir. L'activité de l'entreprise, ses ressources, obligations et engagements évoluent dans le temps, tout comme les risques auxquels elle est exposée. Régulièrement, la société doit donc se pencher à nouveau sur son plan de continuité et évaluer si celui-ci est toujours adapté. De même, après une crise qui a nécessité son activation, il doit être adapté grâce au retour d'expérience.

Non, à ce jour la loi n'impose pas aux entreprises d'établir un PCA.