Depuis le 1er janvier 2023, l'ensemble des formalités des entreprises doit être effectué sur le site du « guichet unique ». Géré par l'INPI, le portail formalites.entreprises.gouv.fr/ centralise les démarches d'immatriculation, de modification et de radiation ainsi que le dépôt des divers actes et comptes annuels.
Ce nouveau portail doit simplifier la vie des sociétés, les artisans, commerçants et petites entreprises en première ligne. Mais il souffre d'un inconvénient majeur lors de sa première utilisation. Les formalités en ligne supposent d'avoir recours à une « signature électronique qualifiée » ou certificat eIADS (règlement européen sur l'identification numérique). Or, les utilisateurs doivent se débrouiller seuls pour comprendre cette notion, trouver un prestataire agréé, obtenir le certificat et signer leurs documents avant de le charger sur la plateforme.
Lorsque les formalités étaient déposées sur le site des greffes, la signature du certificat n'était pas forcément simple et elle était déjà payante (quelques euros). Aujourd'hui, il faut s'armer de patience lorsqu'on ne dispose pas au préalable d'un fournisseur de signature électronique reconnu par l'État et de la solution correspondant aux normes.
Et se préparer à payer beaucoup plus cher.
Les personnes qui utilisent un certificat numérique pour postuler aux marchés publics peuvent utiliser cette clé pour signer leurs formalités en ligne.
Une procédure qui n'est pas expliquée : comment se débrouiller ?
À moins de disposer d'un service informatique qui peut décortiquer les propositions des opérateurs, la quête d'une simple signature électronique valide peut être longue. Il faut s'armer de patience ne serait-ce que pour dénicher un prestataire qui offre le service adéquat.
Les explications fournies sur le site de l'INPI ne sont pas explicites. Elles renvoient vers la liste des prestataires agréés sur le site de la Commission européenne. Mais si vous imaginez qu'il suffit de cliquer sur un lien pour tomber sur le service voulu, souscrire et en finir, vous êtes loin du compte !
Car la liste des 30 entités agréées en France n'est ni claire, ni pratique. En plus des fournisseurs de certificats électroniques, elle inclut des services dédiés aux administrations ou des fournisseurs de lettres recommandées numériques. Une information que l'on obtient uniquement après avoir cliqué sur plusieurs liens et fouillé dans le site en question.
Parmi les prestataires de signatures électroniques, la liste n'indique pas clairement ceux qui proposent une offre de signature « qualifiée ». Or, les signatures simples ne sont pas valides<.b>. Ne vous risquez donc pas à souscrire le premier abonnement venu, même si le prestataire figure dans la liste de l'État : cela ne fonctionnera pas. Et le chargement de votre document sur le site de l'INPI renverra une erreur qui ne sera pas expliquée.
Docusign, Universign et Yousign proposent de tester une solution de signature électronique pendant quelques jours. Celles-ci ne sont cependant pas compatibles avec le dépôt des formalités, bien que ces organismes puissent fournir ce service de manière payante.
2 solution de signature électronique pour les formalités aux greffes
Pour être valable, la signature électronique doit être « qualifiée », autrement dit obtenir le certificat eIDAS. Il s'agit du plus haut niveau d'authentification des signataires. L'idée est louable, car elle peut éviter les fraudes en authentifiant formellement la personne qui signe la démarche dématérialisée. Mais il reste du chemin pour la rendre facile d'accès.
Pour obtenir ce type de signature électronique, l'identité du signataire devra donc être préalablement vérifiée par l'organisme certificateur. Celui-ci émettra ensuite un certificat crypté, généralement remis sur une clé USB par une personne habilitée comme un huissier de justice.
2 prestataires Français retiennent l'attention.
Certigna est une solution notamment choisie par l'État en 2018 pour les marchés publics. La société propose un certificat permettant de réaliser des signatures électroniques qualifiées pour 249 € HT pour 3 ans et ou 120 € HT pour 1 an. La remise du certificat nécessite le paiement ultérieur d'un tiers habilité, estimée à 50 € HT sur le site Internet. Le délai de livraison indiqué est de 5 jours une fois tous les éléments requis obtenus.
Les documents au format pdf peuvent ensuite être signés depuis Acrobe Reader. Cette signature électronique peut aussi être utilisée pour candidater aux marchés publics.
Certeurope, opérateur Français ayant travaillé avec Infogreffe sur Certisign, propose le certificat électronique valable entre 1 et 3 ans pour toutes les formalités. Affichée « à partir de 79 € HT », il est proposé par le service commercial à 550 € HT pour un certificat de 3 ans obtenu après délai de 5 jours et 249 € HT pour un délai d'obtention de 4 semaines. Ces tarifs comprennent la livraison à domicile par un tiers habilité (type huissier de justice) au prix de 99 €. Il est également possible de récupérer la clé USB dans les locaux de l'entreprise ou auprès des greffes.
Pour signer les documents, il faut ensuite télécharger la version gratuite de leur logiciel GoSign, compatible avec Windows et Mac.
Quelle alternative ?
Cette nouvelle procédure, imposée par la mise en place du Guichet Unique, risque de faire grincer quelques dents tant au niveau de sa complexité que de son coût. Il est aussi dommage que des données personnelles doivent être fournies obligatoirement à des sociétés privées pour une démarche légale.
Si vous ne souhaitez pas y avoir recours, une seule alternative : envoyer le dossier papier vos formalités par lettre recommandée avec accusé de réception aux greffes, ou vous déplacer au tribunal pour le déposer.
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