Guichet Unique : quelle solution pour la signature électronique des formalités ?

Depuis le 1er janvier 2023, l'ensemble des formalités des entreprises doit être effectué sur le site du « guichet unique ». Géré par l'INPI, le portail formalites.entreprises.gouv.fr/ centralise les démarches d'immatriculation, de modification et de radiation ainsi que le dépôt des divers actes et comptes annuels.

Ce nouveau portail doit simplifier la vie des sociétés, les artisans, commerçants et petites entreprises en première ligne. Mais il souffre d'un inconvénient majeur lors de sa première utilisation. Les formalités en ligne supposent d'avoir recours à une « signature électronique qualifiée » ou certificat eIADS (règlement européen sur l'identification numérique). Or, les utilisateurs doivent se débrouiller seuls pour comprendre cette notion, trouver un prestataire agréé, obtenir le certificat et signer leurs documents avant de le charger sur la plateforme.

Lorsque les formalités étaient déposées sur le site des greffes, la signature du certificat n'était pas forcément simple et elle était déjà payante (quelques euros). Aujourd'hui, il faut s'armer de patience lorsqu'on ne dispose pas au préalable d'un fournisseur de signature électronique reconnu par l'État et de la solution correspondant aux normes. Ou s'orienter vers le service d'Identité Numérique de La Poste.

Une procédure qui n'est pas expliquée : comment se débrouiller ?

À moins de disposer d'un service informatique qui peut décortiquer les propositions des opérateurs, la quête d'une simple signature électronique valide peut être longue. Il faut s'armer de patience ne serait-ce que pour dénicher un prestataire qui offre le service adéquat.

Les explications fournies sur le site de l'INPI ne sont pas explicites. Elles renvoient vers la liste des prestataires agréés sur le site de la Commission européenne. Mais si vous imaginez qu'il suffit de cliquer sur un lien pour tomber sur le service voulu, souscrire et en finir, vous êtes loin du compte !

Car la liste des 30 entités agréées en France n'est ni claire, ni pratique. En plus des fournisseurs de certificats électroniques, elle inclut des services dédiés aux administrations ou des fournisseurs de lettres recommandées numériques. Une information que l'on obtient uniquement après avoir cliqué sur plusieurs liens et fouillé dans le site en question.

Parmi les prestataires de signatures électroniques, la liste n'indique pas clairement ceux qui proposent une offre de signature « qualifiée ». Or, les signatures simples ne sont pas valides. Ne vous risquez donc pas à souscrire le premier abonnement venu, même si le prestataire figure dans la liste de l'État : cela ne fonctionnera pas. Et le chargement de votre document sur le site de l'INPI renverra une erreur qui ne sera pas expliquée.

2 solutions de signature électronique pour les formalités aux greffes

Pour être valable, la signature électronique doit être « qualifiée », autrement dit obtenir le certificat eIDAS. Il s'agit du plus haut niveau d'authentification des signataires. L'idée est louable, car elle peut éviter les fraudes en authentifiant formellement la personne qui signe la démarche dématérialisée. Mais il reste du chemin pour la rendre facile d'accès.

Pour obtenir ce type de signature électronique, l'identité du signataire devra donc être préalablement vérifiée par l'organisme certificateur. Celui-ci émettra ensuite un certificat crypté, généralement remis sur une clé USB par une personne habilitée comme un huissier de justice.

2 prestataires Français retiennent l'attention.
Certigna est une solution notamment choisie par l'État en 2018 pour les marchés publics. La société propose un certificat permettant de réaliser des signatures électroniques qualifiées pour 249 € HT pour 3 ans et ou 120 € HT pour 1 an. La remise du certificat nécessite le paiement ultérieur d'un tiers habilité, estimée à 50 € HT sur le site Internet. Le délai de livraison indiqué est de 5 jours une fois tous les éléments requis obtenus.
Les documents au format pdf peuvent ensuite être signés depuis Acrobe Reader. Cette signature électronique peut aussi être utilisée pour candidater aux marchés publics.

Certeurope, opérateur Français ayant travaillé avec Infogreffe sur Certisign, propose le certificat électronique valable entre 1 et 3 ans pour toutes les formalités. Affiché « à partir de 79 € HT », il est proposé par le service commercial à 550 € HT pour un certificat de 3 ans obtenu après délai de 5 jours et 249 € HT pour un délai d'obtention de 4 semaines. Ces tarifs comprennent la livraison à domicile par un tiers habilité (type huissier de justice) au prix de 99 €. Il est également possible de récupérer la clé USB dans les locaux de l'entreprise ou auprès des greffes.
Pour signer les documents, il faut ensuite télécharger la version gratuite de leur logiciel GoSign, compatible avec Windows et Mac.

FranceConnect+ et l'Identité Numérique de la Poste comme alternative

Cette nouvelle procédure, imposée par la mise en place du Guichet Unique, fait grincer quelques dents tant au niveau de sa complexité que de son coût. Il est aussi dommage que des données personnelles doivent être fournies obligatoirement à des sociétés privées pour une démarche légale.

Si vous ne souhaitez pas y avoir recours, 2 alternatives :
- La fourniture du traditionnel dossier papier aux greffes, soit par lettre recommandée avec accusé de réception soit en se déplaçant au tribunal,
- L'utilisation de FranceConnect + et du service « L'identité Numérique » de la Poste.

Ce nouveau service d'identité numérique, lancé très récemment, a le mérite de considérablement simplifier les choses tout en étant gratuit. Il permet de remplacer la signature électronique par une simple case à cocher lors du dépôt des formalités. Voici comment l'utiliser :

Rendez-vous sur le site procedures.inpi.fr et cliquez sur « S'identifier avec France Connect + ». Attention, il s'agit bien du deuxième carré bleu en bas de la page et non du premier (qui n'est que France Connect), dont le lien ne vous enverra pas au bon endroit.

Une fois sur la page d'identification, cliquez sur « Je m'identifie avec L'identité Numérique La Poste ». Le lien vous renvoie vers le site d'authentification de la Poste. Si vous ne vous êtes pas encore inscrit au service, cliquez sur « Créer votre identité numérique » et suiviez les étapes pour créer votre compte, sans oublier de télécharger l'application mobile si vous le pouvez.

Une fois le compte créé, vous allez devoir faire valider votre identité. Pour cela, vous pouvez vous rendre dans un bureau de Poste muni d'un justificatif (passeport ou carte d'identité). L'agent compétent confirme alors votre identité et la lie à votre numéro de téléphone mobile. Vous devez ici choisir un code confidentiel. Veillez à bien le retenir : il est indispensable pour pouvoir utiliser le service et confirmer son identité.
Il est également possible de vérifier son identité en ligne, mais nous n'avons pas encore testé cette démarche.

Cette étape franchie, vous pouvez retourner sur le site du guichet unique et cliquez à nouveau sur « Se connecter avec France Connect + ». Cliquez sur « Je me connecte avec L'identité Numérique La Poste » et entrez le numéro de téléphone mobile qui vous a servi lors de votre inscription au service.

Sur votre smartphone, ouvrez l'application « L'identité Numérique ». Une fenêtre s'ouvre, vous demandant de confirmer que vous souhaitez bien vous connecter. Cliquez sur "Confirmer » et tapez le code secret que vous avez défini lors de votre inscription.

En retournant sur la page du guichet unique, vous pourrez constater que celle-ci indique vos nom et prénom. Cliquez sur « Continuez sur le site de l'institut de la propriété intellectuelle ».

Vous pouvez ensuite reprendre votre formalité dans vos brouillons. Lorsque vous souhaitez la valider, une case à cocher apparaît simplement en bas de votre document. Cette case symbolise votre signature. Il suffit de cliquer dessus pour signer virtuellement, votre identité étant validée grâce à « l'identité numérique » de La Poste avec laquelle vous vous êtes connecté. Si la case à cocher n'apparaît pas, c'est que vous avez dû vous connecter soit de manière classique avec votre identifiant et votre mot de passe, soit en cliquant sur la première fenêtre « Se connecter avec France Connect » et non « Se connecter avec FRANCE CONNECT + ».

Il ne vous reste plus qu'à payer pour le dépôt de la formalité.