S'il est bien mis en place, un SIRH peut devenir un véritable atout pour une entreprise non seulement au niveau RH, mais aussi sur l'ensemble de son organisation interne. Adopter des logiciels RH présente de multiples avantages.
Optimisation des RH
Le SIRH est un excellent outil pour optimiser le travail du service RH d'une entreprise. En utilisant différents logiciels, les tâches récurrentes se feront automatiquement. Le responsable RH n'aura qu'à vérifier de temps à autre si tout est encore fonctionnel. Mais en général, son travail s'en trouvera plus allégé. Il pourra ainsi se concentrer davantage sur des tâches plus importantes ayant une plus grande valeur ajoutée. Il aura notamment plus de temps pour réfléchir à de nouvelles stratégies RH afin d'améliorer l'organisation interne de l'entreprise.
Un gain de temps et d'espace
L'automatisation que permet un SIRH aboutit évidemment à un gain de temps considérable. Cela se ressent au niveau des services des Ressources humaines, mais aussi auprès des salariés. Ces derniers pourront à tout moment consulter des informations sans avoir à passer par un responsable RH. Cela peut être les jours de congés, la performance au travail, les modifications de planning, le calendrier des formations…
L'utilisation de logiciels RH permettra également de réduire l'utilisation de documents imprimés. Un véritable gain d'espace. Fini les piles de dossiers sur les bureaux. Tout est désormais centralisé grâce aux logiciels. Les données RH seront stockées et protégées. Les recherches de dossiers se feront plus rapidement.
Un meilleur suivi du travail
Les logiciels RH et SIRH sont aussi un bon moyen de suivre l'avancement des tâches de chaque acteur d'une entreprise. Un employeur pourra consulter et évaluer les performances de ses salariés à travers les données collectées par les logiciels. Selon le type de logiciel choisi, il est possible d'obtenir des graphiques et des chiffres relatifs à la productivité d'un employé ou d'une équipe. Il sera ainsi possible de suivre l'évolution de chaque collaborateur, de déterminer ses atouts et ses lacunes et d'évaluer son efficacité.
Une amélioration de la productivité
Les processus étant optimisés grâce aux logiciels RH, l'exécution du travail devient plus fluide et donc plus rapide. En même temps, on pourra remarquer une nette amélioration de la communication au sein de l'entreprise. Il peut s'agir de la communication entre salariés ou entre salariés et responsables. Il deviendra ainsi plus facile de mettre en place une stratégie de travail afin de produire plus et mieux.
Le SIRH aide également à détecter et à corriger les failles d'une entreprise. Avec les données enregistrées, le service RH peut déceler un ou plusieurs problèmes et en déterminer les causes. Les responsables pourront ainsi prendre leurs dispositions afin d'améliorer la situation et éviter que le problème ne devienne récurrent. Des employés qui se sentent bien dans leur lieu de travail sont plus productifs.
La facilitation du processus de recrutement
Le recrutement est un enjeu majeur pour une entreprise. Le processus qu'il implique peut toutefois être long et compliqué. Réceptionner les CV, les consulter, les classer, choisir le meilleur candidat… une tâche qui n'est pas de tout repos. Avec les logiciels RH, la partie recrutement ne sera plus une corvée.
Il sera en effet possible de trier les candidatures en fonction des offres d'emploi. Les candidats, quant à eux, pourront être redirigés vers les offres qui leur correspondent le mieux. Les responsables RH pourront également retrouver des profils pertinents et les approcher. Certains logiciels permettent d'automatiser les publications d'offres et de les partager sur diverses plateformes.
Une réduction des coûts
Pourquoi investir dans des logiciels si ce n'est pas pour améliorer le côté financier ? Si les logiciels RH et SIRH permettent une optimisation des ressources humaines, ils offrent aussi l'opportunité de réduire les coûts. Cela peut se faire au niveau de l'ensemble de l'entreprise ou au niveau d'un projet. La gestion automatisée des processus RH permet notamment de diminuer le nombre de personnes assignées à une tâche définie. Les ressources seront en effet étudiées et organisées en conséquence.
Il existe des logiciels destinés à la gestion des compétences. Ainsi, l'entreprise pourra mandater les bonnes personnes sur un projet ou une tâche donnée. Cela évitera les erreurs et autres pertes de temps. Il y aura non seulement une économie de temps, mais aussi d'argent.
En matière de SIRH, le choix est large. Les développeurs ne cessent d'innover afin d'améliorer au maximum la vie des entreprises. On peut retrouver sur le marché des logiciels pour la gestion de paie, pour la communication interne ou pour toutes autres tâches courantes. Il existe toutefois deux grandes catégories de SIRH qu'il est utile de connaître.
Le SIRH en mode licence
Si une entreprise a opté pour un SIRH en mode licence, celui-ci sera installé directement sur le serveur de l'entreprise. Elle paiera à l'éditeur une licence qui équivaudra à un droit d'utilisation de l'outil. Le coût sera quelque peu élevé, mais la sécurité des données sera garantie. En effet, le logiciel RH ne sera exploitable qu'au sein de l'entreprise, uniquement sur les machines de l'entreprise. Il n'y aura donc pas de crainte d'éventuels piratages de données.
De plus, un SIRH en mode licence ne nécessite pas l'utilisation d'internet. Qu'il y ait une panne de réseau ou non, les logiciels seront toujours accessibles. Seul petit bémol de cette solution, elle n'est pas accessible sur les machines en dehors du lieu de travail.
Le SIRH en mode SaaS
Le SIRH en mode SaaS, quant à lui, est basé sur l'utilisation à distance. Contrairement au SIRH sous licence, celui-ci est en quelque sorte loué et non acheté. Les logiciels ne sont pas installés sur les machines de l'entreprise, mais sont disponibles sur le Cloud. L'entreprise paie un abonnement dont le coût comprendra l'accès au service, son installation et sa maintenance.
Comme les logiciels sont sur le Cloud, un SIRH en mode SaaS aura forcément besoin d'une connexion internet. Pour un meilleur fonctionnement, celle-ci devra être en haut débit. Ce type d'installation aura l'avantage d'être exploitable à partir de n'importe quel appareil.
Quel mode choisir ?
La réponse n'est pas évidente, car les deux solutions se valent. Tout dépendra des besoins et des attentes de la société. La solution la plus répandue aujourd'hui est le mode SaaS. Elle plaît aux entreprises, car elle est pratique et relativement abordable. Le SIRH en mode SaaS ne requiert pas d'installation puisqu'il est directement disponible. Le SIRH sous licence, lui, nécessite un temps de mise en place qui peut parfois être long. De plus, nul besoin de mise à jour et de mobiliser du personnel pour le faire. C'est l'éditeur lui-même qui le fait et le rend disponible sur le Cloud.
Néanmoins, en matière de sécurité, le mode licence est préconisé. En effet, le logiciel sera exploité en interne et uniquement en interne. Il y a donc très peu de chance que d'autres personnes puissent avoir accès aux données de l'entreprise. Si les deux types offrent quasiment les mêmes performances, le SIRH en mode licence, lui, nécessitera un certain budget.
S'il est bien choisi, un SIRH facilitera grandement la vie d'une entreprise. Plusieurs critères seront donc à prendre en compte avant d'opter pour une solution. Il faut avant tout à déterminer les besoins exacts de la société. De quel type de logiciel a-t-elle besoin ? Quelles fonctionnalités sont importantes pour elle ? Plus les besoins seront précis, plus il sera facile de trouver des logiciels spécifiques. L'important est de définir le rôle que l'on souhaite attribuer aux logiciels.
Il faudra ensuite effectuer une veille pour trouver les logiciels qui répondent le mieux aux attentes. Avant de se lancer, il faut prendre le temps de s'informer. D'où provient-il ? Qui en est l'éditeur ? Que pensent les autres utilisateurs de l'outil ? Mieux le logiciel est noté, plus il sera de confiance. Il ne faut pas hésiter à prendre contact avec l'éditeur si possible. Cela permettra d'évaluer le produit et de s'assurer surtout du niveau de sécurité du logiciel.
Un bon SIRH est un système sécurisé, facile d'intégration et d'utilisation et qui est compatible avec d'autres outils de l'entreprise. Avant de réellement s'engager, mieux vaut tester le produit.
A propos de l'auteur
Hélène Rossi est rédactrice spécialiste des finances personnelles, de l'assurance et l'économie.
Commentaires