🏠 Accueil ➤ Zoom sur...

Data room virtuelle : nécessité ou tendance ?

Une infrastructure numérique à part entière peut être organisée sur l'épine dorsale du VDR, ou la salle de données peut être utilisée uniquement comme outil de travail principal.

Temps de lecture : 4 minute(s) - | Mis à jour le 10-08-2023 15:34:00 | Publié le 10-08-2023 15:28 Photo : Shutterstock Ce contenu est proposé par l'un de nos partenaires. La rédaction n'a pas participé à sa réalisation.

Data room virtuelle : nécessité ou tendance ?

Le business moderne n'est pas dans la meilleure position. D'une part, il y a une réorientation importante vers la numérisation, et d'autre part, il y a un fort besoin de réduire les coûts. Comment une entreprise standard fonctionne-t-elle ? Tout d'abord, elle considère la possibilité de réduire les coûts. Et elle accepte parfois de licencier les salariés.

La haute direction de l'entreprise estime que la réduction du personnel permettra d'économiser des ressources. C'est en partie ainsi. Mais il convient de comprendre qu'après les licenciements, la charge pesant sur les salariés qui sont restés au travail augmente. Pour le même salaire, ils sont obligés d'effectuer une quantité de travail beaucoup plus importante. Le résultat est une perte de motivation personnelle et de productivité.

Il existe un autre moyen de résoudre le problème : la dataroom. Une salle de données numérique vous permet de réduire les coûts de près de 30 à 40%, et certaines entreprises parviennent à réduire les coûts des ressources de 50%. Comment cela peut-il arriver ? La mise en œuvre de la dataroom virtuelle dans l'infrastructure numérique simplifie le processus d'interaction de l'entreprise, supprimant tout ce qui n'est pas nécessaire.

Et c'est là que beaucoup de gens posent la question - “Vaut-il la peine d'acheter un VDR ?”, “Est-ce que tout cela est une tendance que personne ne veut ?”. Si votre objectif est l'économie, après quoi il n'y aura pas de tristes conséquences, alors la data room électronique est ce qu'il vous faut. Dans les conditions de grave manque d'optimisation des datarooms, la sécurisation n'est pas une tendance, mais une nécessité vitale.

Pourquoi dataroom plutôt qu'un autre logiciel ?

La data room virtuelle est un logiciel complet. Elle ne peut pas être comparée au stockage d'informations dans le cloud, bien que la dataroom sécurisée ait les mêmes capacités que Google Drive, OneDrive et Dropbox. Cependant, les différences sont plus importantes.

La salle de données virtuelle a un potentiel illimité. Vous définissez les tâches pour lesquelles la dataroom sécurisée est adaptée. De ce point de vue, la dataroom virtuelle est une tête de pont numérique globale. Une infrastructure numérique à part entière peut être organisée sur l'épine dorsale du VDR, ou la salle de données peut être utilisée uniquement comme outil de travail principal.

Par quoi pouvez-vous remplacer la dataroom virtuelle ?

La salle de données virtuelle est une plateforme numérique avec de grandes fonctionnalités. Pour remplacer un tel produit, vous devrez par la suite utiliser de nombreux programmes, ce qui est extrêmement inefficace.

Il convient de noter tout de suite qu'il ne faut pas utiliser le protocole de transfert à distance FTP au lieu de dataroom virtuelle. Cette technologie n'est pas seulement moralement, mais en réalité obsolète. Un flux numérique peut être facilement intercepté même sans moyens spécialisés.

Data Room virtuelle est la clé de la sécurité

Les entreprises ont un problème avec la protection des informations d'entreprise. L'inconvénient vient du fait que très peu d'attention est accordée à la nuance de sécurité. L'attitude négligente des employés à l'égard de la protection des informations est également menacée. Les données confidentielles sont transmises via des sources ouvertes sans aucun cryptage. Le résultat est la perte de données d'entreprise, des dommages importants à la réputation de la marque. Cela entraîne la perte de clients, la confiance dans l'entreprise

L'un des principaux avantages de VDR est la sécurité accrue des documents. Il consiste :
- au cryptage complexe des documents ;
- à l'application de marquage invisible ;
- à un contrôle minutieux du flux de documents numériques ;
- au suivi automatique des actions potentiellement dangereuses avec des documents d'entreprise.

Nous nous attarderons sur chacun des aspects énumérés ci-dessus. Les documents de la salle de données électronique sont cryptés à l'aide de la technologie AES-256. Cela se produit automatiquement. Une clé numérique est générée pour le paquet numérique transmis. Le deviner ou le casser est techniquement impossible.

Application de marquage invisible

Un algorithme ‘intelligent' est intégré à la dataroom sécurisée. Chaque ouverture d'un document crée une copie personnelle qui est rattachée à un compte spécifique. En outre, le document dans la salle des données numériques est modifié. Extérieurement, les changements ne sont pas visibles, mais techniquement ils le sont là. Cette action est nécessaire pour retrouver qui a divulgué des informations confidentielles. Le système détermine le coupable en fonction de la partie compromise des données.

Contrôle approfondi du flux de documents numériques

Chaque action est enregistrée dans un journal spécial. Cela aidera l'administrateur de la salle virtuelle et le gestionnaire à suivre l'efficacité des employés. Mais cette fonction a une autre tâche — la détermination des dommages. Grâce au journal des actions, vous pouvez comprendre qui tente de corrompre le document. Et si les données ont été corrompues, leur état initial peut être restauré en deux clics, annulant toutes les modifications apportées.

Suivi automatique des actions dangereuses

L'intelligence artificielle analyse les actions en temps réel. S'il existe une menace de fuite d'informations, l'IA en avertit l'administrateur. L'IA intervient également lorsqu'un utilisateur tente d'accéder à des documents qui ne lui sont pas destinés.

La dataroom sécurisée intègre un antivirus automatique. Le scanning est effectué lorsque les documents sont téléchargés. Cela prend du temps, qui dépend de la taille du fichier. Si des menaces potentielles ont été détectées, un tel document n'est pas téléchargé dans la salle de données virtuelle et le propriétaire de VDR en est informé en conséquence.

Conclusion finale

Les salles de données virtuelles sont un ensemble complet de logiciels. Le logiciel comprend plus de 15 outils numériques pour diverses opérations. De plus, la dataroom virtuelle automatise les processus de routine, réduit les coûts des logiciels inutiles. Après tout, pourquoi payer pour cinq programmes différents, si vous pouvez tout avoir au même endroit.

Sur la base de dataroom, vous pouvez organiser un espace de travail à distance à part entière sans référence géographique. VDR est utilisé pour interagir avec des spécialistes externalisés ou indépendants. Pour commencer le travail, il suffit de démarrer la data room numérique, d'y passer l'identification. L'interface VDR peut être modifiée selon vos préférences.