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Notes de frais : principe, fiscalité... ce qu'il faut savoir

La gestion des notes de frais est un point essentiel qui permet d'assurer une bonne entente entre un salarié et son entreprise. Lors de leur établissement, beaucoup de questions peuvent se poser pour l'employé comme pour le dirigeant. Pour éviter un redressement des services de l'URSSAF pour mauvais remboursement, il est important de les utiliser correctement.

Temps de lecture : 5 minute(s) - Par | Mis à jour le 08-10-2021 15:27 | Publié le 08-10-2021 15:16
Photo : Shutterstock  

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Notes de frais : de quoi s'agit-il ?

Dans la vie d'une entreprise, une note de frais est un document sur lequel un chef d'entreprise, un salarié ou un collaborateur rappelle l'ensemble des dépenses qu'il a engagées personnellement dans le cadre de son activité professionnelle. Dans sa forme la plus élémentaire, la note de frais comporte plusieurs informations comme la période ou la date à laquelle les dépenses ont été réalisées au nom et pour le compte de l'entreprise.

On y retrouve également tous les détails concernant les dépenses, à savoir : l'identité des personnes engagées, le motif et la nature de la dépense, le montant hors taxes, celui de la TVA ou encore le poste du salarié. La note de frais comporte aussi la nature de la mission, le nom de l'établissement où les frais ont été engagés et le montant total de la facture.

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Les conditions de remboursement des notes de frais

Les frais professionnels engagés pour le compte de l'entreprise doivent impérativement respecter trois conditions émises par l'URSSAF. Ils doivent avoir été dépensés par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle avec pour objectif est de faire avancer les intérêts de l'entreprise. Par exemple, un repas au restaurant avec des clients payé au moyen de la carte bancaire du salarié.

D'autre part, les frais professionnels doivent respecter les conditions de dépenses prévues par les services concernés. Le salarié est donc tenu de respecter « la politique de dépenses » de l'entreprise afin de limiter les tentatives de fraudes et de réduire les risques de mauvaise gestion des notes de frais.

Enfin, les dépenses engagées dans le cadre d'une activité professionnelle doivent être justifiées par un reçu. Cette pièce justificative servira de preuve devant les autorités d'audit en cas de contrôle. Raison pour laquelle il est d'une importance capitale de conserver les reçus après le règlement des dépenses (restauration, hôtellerie, transport?). Ceci fait également partie des conditions sine qua non pour espérer se faire rembourser par son employeur.

Pour faire les choses correctement, il est toujours préférable de demander une facture lors du règlement des achats. Les commerçants sont habitués à en réaliser, et ce document a l'avantage de faire figurer toutes les informations nécessaires au bon remboursement.

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Les modes de remboursement des notes de frais

Une fois que l'ensemble des conditions est respecté, il est temps de procéder au remboursement des notes de frais. En général, il existe trois systèmes de gestion.

Le premier système est celui du remboursement des frais réels engagés. Il consiste à rembourser au salarié le montant réel des dépenses qu'il a réglé lors de l'exercice de son activité professionnelle. Ici encore, la nécessité de présenter des justificatifs de l'ensemble des dépenses est primordiale.

Le second système de remboursement consiste à allouer une certaine somme au salarié qui représente le montant de ses frais professionnels. Ce système de remboursement est alors dit forfaitaire. Dans ce cas, le salarié n'aura plus à présenter une note de frais, car son montant est d'ores et déjà fixé en accord avec le barème de l'URSSAF.

Le dernier mode remboursement des notes de frais est celui de la déduction forfaitaire spécifique. Ce système s'adresse spécialement à une certaine catégorie de salariés, comme les artistes ou les ouvriers du bâtiment et autres.

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Le traitement fiscal des notes de frais

Que ce soit de manière réelle ou forfaitaire, le remboursement des notes de frais n'est pas soumis au barème de l'IR dans la mesure où il est compris dans la limite des seuils prévus. En revanche, lorsque le montant du remboursement dépasse ce seuil, les frais sont considérés comme un avantage en nature. Dans ce cas, ils sont soumis à l'impôt sur le revenu.

Il s'agit par exemple des frais pour équipement ou des repas pris au restaurant par le salarié en déplacement. De même, les dépenses de logement ou d'hébergement prises en charge par l'entreprise au profit des salariés ou des dirigeants ne sont pas déductibles. Il est donc impossible pour l'entreprise de les récupérer.



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Pourquoi est-il important de conserver les factures pour la TVA ?

Une grande partie des dépenses réalisées par les salariés entraîne le paiement de la TVA. Dans certains cas et sous certaines conditions, la loi autorise exceptionnellement les entreprises à récupérer la TVA sur les notes de frais. Raison pour laquelle il est exigé de la part des salariés qu'ils n'égarent pas les factures des dépenses.

En effet, pour récupérer le montant de la TVA présent sur les notes de frais, l'entreprise doit être en possession d'une facture originale et conforme à la loi. Cette facture lui permet de justifier de la réalité de la dépense. De plus, la facture ne doit pas mentionner le nom du salarié, mais celui de l'entreprise pour laquelle il travaille. Enfin, la TVA doit être éligible chez le fournisseur ayant délivré la facture.

Les indemnités kilométriques : qu'est-ce que c'est ?

Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel dans le cadre des missions de l'entreprise, il est indemnisé par cette dernière. On parle dans ce cas d'indemnités kilométriques ou de frais kilométriques. Comme pour les autres types de dépenses professionnelles, le remboursement des indemnités kilométriques se fait sur présentation d'une note de frais. Le remboursement peut également se faire suivant un barème fiscal régulièrement mis à jour par l'URSSAF.

Plus concrètement, ce barème prend en compte des éléments comme la puissance fiscale du véhicule utilisé, mais aussi le kilométrage effectué au cours du déplacement professionnel. Les indemnités kilométriques couvrent généralement les dépenses réalisées pour l'entretien du véhicule, l'assurance, le carburant et l'usure. En revanche, les dépenses de péage et de parking ne sont pas prises en charge dans ce cadre. Elles feront l'objet d'une note de frais distincte.

Les trajets effectués entre le domicile et le travail ne sont pas remboursés au titre d'indemnités kilométriques. Cependant, si le salarié ou le chef d'entreprise n'a pas d'autres choix que d'utiliser son véhicule personnel, il peut comptabiliser les dépenses liés au trajet comme des frais kilométriques, à condition d'apporter les justificatifs des dépenses. Pour finir, sachez que le salarié qui utilise une voiture de fonction pour les missions de l'entreprise ne peut pas être remboursé au titre des frais kilométriques.

Quelles notes de frais pour les chefs d'entreprises ?

Les notes de frais constituent également un moyen pour les chefs d'entreprise de se faire rembourser les dépenses personnelles effectuées dans le cadre de leurs activités professionnelles. Comme c'est le cas pour les salariés, les dirigeants doivent également présenter des justificatifs de chacune de leurs dépenses effectuées pour le compte de la société s'ils souhaitent se faire rembourser.

En effet, l'absence de justificatif pourrait entraîner des sanctions pour l'entreprise lorsqu'une inspection des notes de frais est effectuée par les services de l'URSSAF. Rappelons également que les justificatifs permettent de faciliter la récupération du montant de TVA présent sur ces notes de frais.



   


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